仕事の効率と信頼性を高める！社会人のための「メモの取り方」完全ガイド

ビジネスシーンにおいて、メモを取るという行為は単なる記録作業ではありません。それは、相手への敬意を示し、自身の理解を深め、そして仕事の質を高めるための重要なビジネススキルです。

「言われたことはちゃんとメモしているつもりだけど、なんだかうまくいかない…」

もしあなたがそう感じているなら、それはメモの「取り方」に少し工夫が必要なのかもしれません。本記事では、新社会人の方からベテランの方まで、あらゆるビジネスパーソンに向けて、仕事の効率と周囲からの信頼性を格段に向上させるための「メモの取り方」を徹底解説いたします。

改めて、ビジネスの現場でメモを取ることの重要性を確認しておきましょう。

聞き逃し・誤解を防ぐ: 人の話は意外と早く、複雑な内容も少なくありません。メモを取ることで、重要なキーワードや指示を聞き逃すリスクを減らし、内容の正確な理解に繋がります。
相手への真摯な姿勢を示す: 熱心にメモを取る姿は、「あなたの話をしっかり聞いています」というメッセージを相手に伝え、好印象を与えます。
記憶の定着を助ける: 手を使って書くという行為は、脳を活性化させ、聞いた情報をより深く記憶させる効果があります。後で見返した時の記憶の想起を助けます。
思考の整理に役立つ: 話を聞きながらメモを取ることで、頭の中で情報が整理され、論理的な思考を促します。
行動の抜け漏れを防ぐ: ToDoリストや期日などをメモしておくことで、うっかり忘れてしまうといったミスを防ぎ、スムーズな業務遂行に繋がります。
振り返り・学びの機会になる: 後日メモを見返すことで、議論の内容や決定事項を再確認し、自身の学びを深めることができます。

一口にメモを取ると言っても、状況によって適切な方法は異なります。ここでは、代表的なビジネスシーンにおける効果的なメモの取り方をご紹介します。

会議や打ち合わせは、多くの情報が飛び交う場です。効率的に情報を整理し、後から活用できるようにメモを取る必要があります。

5W1Hを意識する: いつ (When)、どこで (Where)、誰が (Who)、何を (What)、なぜ (Why)、どのように (How) を意識して記録することで、情報の抜け漏れを防ぎ、内容を正確に把握できます。
箇条書きとキーワードを活用する: 長文で書くのではなく、重要なキーワードやフレーズを箇条書きで簡潔にまとめましょう。記号や略語を自分なりに決めておくと、さらに効率的です。
発言者を明確にする: 誰がどのような意見や決定事項を述べたのかを記録しておくと、後から内容を確認する際に役立ちます。（例：「〇〇部長：〜について〜と発言」）
図やイラストを活用する: 口頭での説明が複雑な場合は、簡単な図やイラストを添えることで、視覚的に理解を深めることができます。
アクションアイテムを明確にする: 決定事項の中で、誰がいつまでに何をするのか（アクションアイテム）を明確に区別して記録しましょう。担当者、期日、内容をセットで書くのがおすすめです。
余白を残す: 後から補足事項や疑問点を書き込めるように、適度に余白を残しておきましょう。

電話でのやり取りは、相手の表情が見えない分、メモがより重要になります。

即座にメモを取る準備をする: 電話がかかってきたらすぐにメモを取れるよう、ペンとメモ帳を常に手の届く場所に置いておきましょう。
相手の会社名・氏名を正確に聞き取る: 冒頭で相手の会社名と氏名を必ず確認し、正確にメモします。聞き取りにくい場合は、遠慮せずに再度確認しましょう。
要点を絞って記録する: 長々と話すのではなく、相手の用件、伝えたい内容の要点を端的にまとめます。
復唱する: メモした内容を最後に相手に復唱し、認識の齟齬がないか確認しましょう。「〜というご用件でよろしいでしょうか？」といった確認は、相手に安心感を与えます。
伝言事項は明確に: 担当者が不在の場合の伝言は、誰宛のメッセージか、いつまでに連絡が必要か、連絡先などを正確に記録します。

商談や顧客対応では、相手のニーズや要望を正確に把握し、信頼関係を築くことが重要です。

メモは取って終わりではありません。その後の活用こそが、メモの価値を最大限に引き出す鍵となります。

日付とタイトルを必ず書く: いつ、どのような内容のメモなのかを明確にするために、日付とタイトルを必ず記入しましょう。
重要事項は目立つように: 重要な決定事項やToDoリストなどは、蛍光ペンで色を塗ったり、アンダーラインを引いたりして、一目でわかるように工夫しましょう。
定期的に見返す習慣をつける: 1日の終わりや週の初めなど、定期的にメモを見返す時間を作りましょう。忘れていたことや新たな気づきがあるかもしれません。
内容を整理・清書する: 必要に応じて、メモの内容を整理したり、清書したりすることで、さらに見やすく、理解しやすくなります。
デジタルツールとの連携: 紙のメモだけでなく、EvernoteやOneNoteなどのデジタルツールを活用するのも有効です。検索性が高まり、情報の共有も容易になります。