【社会人必見】メールで失敗しない！ビジネスマナー10選（イラスト付）
「あれ？このメールの書き方、本当に大丈夫かな？」
社会人として仕事をする上で、メールは必要不可欠なコミュニケーションツールですよね。でも、ちょっとしたマナーを知らないだけで、相手に不快な思いをさせてしまったり、ビジネスチャンスを逃してしまったりすることも…。
そこで今回は、新社会人の方からベテランの方まで、改めて確認しておきたいビジネスメールの基本マナーを10個にまとめました！イラスト付きで分かりやすく解説しますので、ぜひ日々のメール作成に役立ててくださいね。
1. 宛名は正確に！「様」忘れずに
メールの宛名は、相手の名前をフルネームで正確に記載するのが基本です。役職がある場合は、会社名、部署名、役職名に続けて氏名を書き、「様」をつけましょう。
- 例： 株式会社△△<0xE3><0x80><0x80>人事部<0xE3><0x80><0x80>山田太郎様
宛名の間違いは大変失礼にあたりますので、送信前に必ず確認しましょう。
2. 件名で内容をズバリ！一目でわかるように
忙しいビジネスパーソンは、毎日たくさんのメールを受け取ります。件名を見ただけで内容が把握できるように、具体的かつ簡潔に記載しましょう。
- 良い例： 【〇月〇日】〇〇株式会社<0xE3><0x80><0x80>企画提案のご連絡
- 悪い例： こんにちは
- ポイント：
- 送信者の名前や会社名を入れると、誰からのメールか分かりやすいです。
- 具体的な用件を冒頭に記載しましょう。
- 返信の場合は、「Re:」を残したまま、必要に応じて件名を補足しましょう。
3. 挨拶はビジネスメールの第一歩
本文の冒頭には、状況に応じた適切な挨拶を入れましょう。
- 初めてメールを送る相手： 突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。
- いつもお世話になっている相手： いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
- お礼を伝えたい場合： 先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
丁寧な挨拶は、相手に良い印象を与えます。
4. クッション言葉で柔らかさをプラス
相手に何かをお願いしたり、意見をしたりする際には、「恐れ入りますが」「お忙しいところ大変恐縮ですが」「ご迷惑をおかけいたしますが」などのクッション言葉を添えることで、印象が和らぎます。
5. 用件は簡潔に！長文は避ける
メールは手紙ではありません。要点をまとめて、簡潔に伝えられるように心がけましょう。
- 一つのメールに複数の用件を詰め込むのは避けましょう。
- 段落分けや箇条書きを活用して、読みやすく工夫しましょう。
- 長文になる場合は、冒頭に概要を記載すると親切です。
6. 誤字脱字は厳禁！送信前の確認を徹底
誤字脱字は、相手に不注意な印象を与えてしまいます。送信前に必ず内容を見返し、誤字脱字がないか確認しましょう。
- 送信前に音読するのも効果的です。
- メール作成ソフトのスペルチェック機能なども活用しましょう。
7. 返信は迅速が基本！遅くとも24時間以内に
ビジネスメールは、基本的に迅速に返信するのがマナーです。遅くとも24時間以内には返信するように心がけましょう。
- すぐに返信できない場合は、「確認後改めてご連絡いたします」といった краткое 返信をするだけでも、相手に安心感を与えられます。
- 不在にする場合は、自動返信設定をしておくなどの対策をしましょう。
8. CCとBCCを正しく使い分け
- CC (カーボンコピー)： 複数の関係者に同じ内容を共有したい場合に、受信者全員に誰に送信したかがわかるように送ります。
- BCC (ブラインドカーボンコピー)： 複数の人に同じ内容を送信したいものの、受信者同士のアドレスを公開したくない場合に使用します。
誤って использовать すると、情報漏洩につながる可能性もあるため、注意が必要です。
9.署名で所属を明確に
メールの末尾には、必ず署名を入れましょう。署名には、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載するのが一般的です。
・例：
〇〇株式会社△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
FAX：03-YYYY-YYYY
Email：taro.yamada@example.co.jp
10. 絵文字や顔文字は ビジネスシーンでは 控えめに
親しい間柄でのやり取りは問題ありませんが、ビジネスメールでは絵文字や顔文字の使用は最小限に留めましょう。使いすぎると、幼稚な印象を与えてしまう可能性があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、ビジネスメールで気をつけるべき基本的なマナーを10個ご紹介しました。
これらのマナーを守ることで、相手とのコミュニケーションが円滑になり、プロフェッショナルな印象を与えることができます。ぜひ、今日から意識して、効果的なメールコミュニケーションを実践してくださいね！
